Suite à l’épidémie mondiale du coronavirus, Technofutur TIC ferme ses portes mais l’activité continue en mode numérique ! Depuis mercredi dernier, le personnel du centre et ses apprenants travaillent à distance. Retour d’expérience sur cette première semaine peu habituelle..

Préparation du passage au tout numérique, nommé en interne “Go2FullDigital”

Depuis début mars, la direction et les informaticiens sont sur le pont pour préparer un passage au télétravail à temps plein des travailleurs. La plus grosse difficulté est de rendre toutes les fonctionnalités et documents, nécessaires à l’organisation du travail, accessibles depuis l’extérieur pour chaque poste de travail. Il faut dire que le télétravail jusque là n’était pas la norme à Technofutur TIC même si l’infrastructure le permet, il y a des choses à mettre en place. Notre adaptabilité va clairement être sollicitée et, ensemble, nous allons relever ce défi.

Du coté des formations demandeurs d’emploi, c’est plus difficile, nous avons 8 formations en cours pour le moment et X apprenants à gérer. Nous alternons habituellement cours théoriques et exercices pratiques en solo ou en groupe. C’est toute l’organisation des formations qui est à revoir au plus vite avec l’aide des formations, de l’équipe IT pour mettre à disposition les outils adéquats et des apprenants !

Les stagiaires poursuivront donc leur formation de la maison avec un ensemble de solutions pédagogiques que nous sommes en train de mettre en place et basées sur du LMS Moodle, du webinaire via Livestorm et du collaboratif via Office 365. Le centre possède des laptops en quantité et qui pourraient être prêtés aux stagiaires. Ces laptops sont administrables à distance par le service technique. Cela donne la mesure de l’enjeux mais aussi de l’ambition que nous pouvons conserver pour l’ensemble de l’activité: oui même en crise, il faut garder une ambition et la tête levée vers l’excellence !

Témoignage du Directeur, Yvan Huque :

“D’abord et avant tout, les équipes sont formidables, très constructives et positives sur le projet Go2FullDigital. Vous pouvez prendre les meilleures décisions du monde, si vos équipes ne vous suivent pas, cela ne sert à rien !

Nous avons eu la bonne idée d’anticiper le confinement. Les équipes ont donc déjà une ébauche du plan Go2FullDigital au moment de l’annonce des autorités ce qui nous permet de décider très rapidement de la continuité des activités avec une certaine confiance. Il est important de souligner que le FOREM nous a immédiatement soutenu dans cette démarche. Ce soutien était critique pour pouvoir aller vite mais aussi pour rassurer très rapidement nos stagiaires en formation Go2JOB (formations qualifiantes de demandeurs d’emploi en vue d’une insertion professionnelle).

Avec le confinement, notre activité bascule et nous savons que les règles d’application la veille ne le sont plus forcément. Le monde devient subitement VUCA (acronyme Anglais pour volatile, uncertain, complex, ambiguous) et nous oblige donc également à adopter un mode de pilotage adapté. Nous avions déjà mis en place des projets en suivant des méthodologies Agile qui sont justement adaptées à ce nouvel environnement. C’est un deuxième facteur critique qui nous aide à accompagner les équipes dans la mise en oeuvre mais aussi en acceptant l’inconnu sans perte de contrôle. C’est rassurant pour tout le monde et diminue donc le stress. 

Enfin, et c’est également important, nous communiquons un maximum en utilisant différents supports. Par exemple, avec l’équipe de direction, nous avons fait quelques réunions d’équipe ou avec les formateurs et en mode ‘présentiel’. A chaque fois, l’intervention est filmée et mise immédiatement à disposition avec un résumé pour les personnes absentes. Nous voulons rester transparent et garder ce temps de communication pour que chacun sache ce qu’il se passe, ce qu’il peut dire si on lui pose des questions et reste aligné avec les décisions du centre.”

Première semaine de confinement pour les employés.

Du point de vue des employés de Technofutur TIC qui travaillent à présent à temps plein depuis leur domicile, ça s’organise doucement entre vie privée à gérer et vie professionnelle. Tout le monde s’est aménagé un coin bureau, on commence à prendre en main Teams, l’outil collaboratif de Microsoft Office 365 pour les entreprises, afin de pouvoir communiquer à distance et réduire le nombre de mails “moins important mais nécessaire”, c’est une première pour certains mais tout le monde le prend avec le sourire et essaye de s’adapter.

Un point d’honneur est mis à garder le contact entre nous chaque jour. On met en place une première réunion de groupe générale via Teams, on découvre les nouveaux lieux de travail de chacun, on s’organise, on prend des nouvelles des uns des autres.. Pas facile de communiquer à 22 en même temps.. on s’en amuse ! On fera mieux la prochaine fois car peur importe, le changement est en marche ! On s’organise, on met en place un coucou de matin et des channels de discussion dans Teams. Cette réunion n’est probablement pas la plus efficace de toute mais Rome ne s’est pas faite en un jour !

Des confcalls s’organisent entre les équipes, on découvre les animaux de compagnie des uns, les enfants des autres, les compagnons de vie aussi, de passage à l’écran furtivement.. Voire plus longtemps, quand il est parfois plus simple de gérer un petit bout sur les genoux durant une réunion ! Une certaine solidarité/amitié se développe, on dévoile un peu de notre vie privée, jusque là parfois gardée secrète… ça crée quelque chose de nouveau et d’intime entre nous. Pour sûr, une fois que le confinement sera terminé, nous ne nous regardons probablement plus de la même manière !

Pour certains, comme l’équipe IT, il est nécessaire de se rendre au bureau. Un processus de sécurité et distanciation sociale est mis en place. Pas plus de 5 personnes dans le bâtiment. Les passages au bureau doivent être motivés par une nécessité et chacun doit réserver un slot de passage au moins 24h à l’avance. Hors de question de passer à l’improviste, il en va de la sécurité de tous… tout en gardant les bons réflexes à l’esprit : symptômes ou risque = à la maison de toute façon !

Mise en place des formations à distance pour les formateurs et nos apprenants

Trois points sont au centre de notre attention pour le bon déroulement des formations demandeurs d’emploi : 

• La couverture de la matière initialement prévue 
• La mise en place de modalités optimisant la participation active des stagiaires 
• L’organisation des journées de formation avec un rythme adapté à de la formation distante : l’intervention tout au long de la journée du formateur avec des présentations collectives et des interactions individuelles  

D’après Etienne Goetynck, chef de projet IT : “Notre difficulté principale a été d’agir rapidement, efficacement et avec équité, afin de nous assurer que tout le monde puisse suivre sa formation avec, au moins au niveau de l’équipement informatique, des moyens proches de ceux mis à disposition en présentiel. Et donc, que chacun dispose d’un ordinateur à domicile (nous en avons prêtés), et que chacun puisse accéder à distance à son environnement au sein du centre Technofutur TIC, sur lequel tout est déjà configuré pour eux. 

La deuxième a été d’avancer et de mettre tout en place avec fort peu de temps de tests et de validation. Heureusement pour nous, les plateformes déjà existantes, mais nous n’avions rien de préparé spécifiquement pour animer des classes virtuelles, ni pour garantir un accès distant à autant de monde en même temps.Enfin, une fois tout l’environnement prêt, il nous a fallu adapter notre organisation pour assurer un support à distance tout en respectant, nous aussi, les règles de confinement et de télétravail.”

Pour le premier jour de virage numérique de nos formations, nous avons demandé à plusieurs de nos formateurs de venir dans nos locaux afin de mettre en place avec eux le système de visio conférence et s’assurer que tout roule pour la suite des formations.

Les formations sont prestées dans un format similaire à du confcall via Teams qui permet jusqu’à 250 utilisateurs en simultané. Le formateur expose sa matière en partageant son écran sur lequel il affichera les slides, les exemples de code ou tout autre support qu’il aurait utilisé en formation.  Il utilisera l’audio pour ses explications et éventuellement la vidéo si la formation s’y prête.

Témoignage de Bernard Mirguet, formateur Angular :

Le principe de formation online est une super idée. Nous pouvons constater que tous les participants y adhèrent et suivent les horaires comme s’ils étaient en formation dans le centre.

Toute l’infrastructure a été mise en place très rapidement pour que nous puissions faire notre travail dans les meilleures conditions.

Du cote stagiaire, nous n’avons que des bons échos pour le suivi d’utilisation des logiciels à partir de chez eux. Le fait d’avoir eu un compte Microsoft rapidement, de pouvoir utiliser les VDIs à partir de chez eux leur permet de continuer leur apprentissage sans devoir réinstaller tous les logiciels sur leur machine personnelle.

Le temps d’adaptation a été très rapide de notre côté, et on trouve très plaisant de voyager d’outils en outils tout en centralisant les données. Le partage d’écran et l’interaction utilisateur est très plaisant sur Teams et avec un peu d’adaptation, il est très facile d’avoir une immersion totale et d’interagir comme si nous étions ensemble au centre.

Comment se déroule la formation du point de vue de nos apprenants

Les stagiaires se connectent à Office 365 où ils suivent les explications du formateur. Il posent leurs questions via la partie “chat” du salon. Le formateur prête une attention particulière à répondre aux différentes questions posées comme il l’aurait fait en présentiel. 

Les horaires du centre seront appliqués et les membres du personnel du centre de formation peuvent être invités à assister aux sessions. Bien que la procédure soit simple et intuitive, des documents d’accompagnement à destination des stagiaires sont communiqués afin que ceux-ci puissent se connecter le plus simplement aux salons de formation. 

C’est nos apprenants en Data Science, Développement Web orienté BI, Java, Angular, .NET ainsi que Chef de projet IT et nos Digital Marketing Manager qui ouvrent la marche de nos nouvelles formations en ligne.

Toutes les formations en cours continuent, nous verrons plus tard, en fonction de l’évolution de la pandémie ce qu’il convient de décider avec les formations qui doivent démarrer prochainement.

Témoignage de Loïc, apprenant .NET Angular

“Les formateurs subissent le stress de l’apprentissage à distance bien entendu, c’est nouveau pour eux aussi, mais ils s’en sortent efficacement ! L’apprentissage se coordonne bien, la mise en place des exercices et le partage des slides sur le Moodle de Technofutur Tic nous permet largement de suivre la formation sans trop de soucis en dehors des adaptations familiales que cela implique. Les cours sont bien écrits et bien gérés, hormis le fait que les formateurs ne sont pas directement présent, les interactions se passent comme si nous étions tous réunis. Technofutur TIC à su mettre en place un plan d’urgence et sans erreur, un système de formations à distance performant et efficace.”

Témoignage de Jamal, apprenant en Data Science

“La mise en place de la solution e-learning par Technofutur TIC est une très bonne chose. Je vais pouvoir continuer ma formation et gagner 2h30 de trajets quotidien. Je ne vous cache pas qu’il a été difficile le 1^er jour de commencer avec Teams car personne en classe ne l’avait utilisé donc nous avons perdu beaucoup de temps. Heureusement, ce n’était que passager ! L’avantage de travailler depuis la maison en e-learning est que j’ai pu connecter un 2^ème écran sur le pc… bien utile pour suivre la formation et coder en même temps les exemples proposés. De plus, nous pouvons enregistrer les cours et pouvoir les visionner à tout moment, c’est très pratique ! Nos formateurs Michaël Person et Piu Ly sont formidables ! A l’écoute et disponible pour toutes questions. Rien à dire vraiment, c’est une expérience enrichissante.

A suivre… Stay Stuned !